中小企業の生成AI、最初の一歩は仕事の棚卸しから

生成AIを始めたいものの、どの仕事に使えばよいか分からない。その場合は、ツールの契約より先に、普段の仕事を小さな作業へ分けてみてください。

仕事を一つ選ぶ

頻繁に行う文書作成や情報整理から、元情報が明確で、人が完成形を確認できる作業を選びます。発注や契約、重要な判断を丸ごと任せることは避けます。

公開情報で試す

会社が認めたサービスを使い、公開済み情報や架空のデータで試します。入力の許可が分からないときは、本物の業務情報を入れる前に情報管理の担当者へ確認します。

人が確認する

名前・数字・日付・出典・権利を照合します。AIが追加した説明と、元の情報に書かれていることを分け、事実が確認できない部分は採用しません。

記録して、続けるか決める

従来の時間と、入力準備・生成・確認・修正にかかった時間を比べます。少ない件数から始め、品質や確認負担を含めて継続を判断します。

研修や導入費用の助成を検討するときも、受給を前提に契約を急がず、制度の要件と申請時期を確認します。

業務棚卸しシートを使う ／ 助成金の確認事項を読む

「メールを書く」を選んだ場合の整理例

業務棚卸しシートで「メールを書く」を選ぶと、材料を用意する、文章を整える、内容を確かめる、という作業に分けて考えられます。会社での利用が認められ、入力情報と確認担当者が整理できている場合は、架空の指示文で一件試す候補になります。許可が不明なら、先に社内へ確認するメモにまとめます。

結果は「AIを使ってよい」という許可証ではありません。社内で相談するときには、仕事の種類、困っている点、入力する情報、確認する人を共有します。個人名や機密情報を含まない範囲で、シートを保存して活用してください。別の業務へ広げる前にも、同じ4項目を整理します。

記入例を、次の行動へつなげる

実在の取引先情報を使わない、架空の整理例です。

仕事を一つ整理する ／ 研修形式を比較する